Darbas

Dokumentų valdymas virtualioje aplinkoje

elektroniniai duomenys kompiuteryje ir tam skirtos programos

Šiandieniniame verslo pasaulyje ne tik kyla daugiau rizikų, bet ir atsiranda daugiau įvairaus popierizmo. Įvairūs leidimai, prašymai ir kiti dokumentai ne tik kaupiasi, bet ir turi būti surūšiuoti, suversijuoti ir panašiai. Todėl struktūruota duomenų valdymo sistema yra itin svarbi kiekvienoje įmonėje.

Elektroniniai dokumentai – modernios institucijos ženklas

Virtualioje platformoje talpinami dokumentai ne tik taupo gamtos išteklius – biure nekaupiamos lapų krūvos, bet ir leidžia žymiai sistemingiau suarchyvuoti svarbią informaciją. Šiandien didesnėse organizacijose intranetas, jungiantis visus organizacijos darbuotojus, nebėra naujiena, todėl ir elektroninis dokumentų valdymas neišvengiamai yra patogumas. Svarbu paminėti, kad ši funkcija dažnai yra patikima atskirai įmonei, pavyzdžiui, „Sekasoft“. Pagrindinė to priežastis: turimo laiko ribotumas ir noras susikoncentruoti ties tiesioginėmis užduotimis.

Duomenų valdymo sistema pasižymi ne vienu privalumu:

• Sukuriama speciali failų saugykla, kurioje nepasimeta failai. Tai tampa centrine svarbių duomenų ir dokumentų saugojimo vieta. Duomenys šioje platformoje lengvai pasiekiami, juos galima peržiūrėti, keisti, dalintis su kolegomis. Prieigą gauna visi suinteresuoti asmenys, todėl tai labai patogu, nes nebelieka diskomunikacijos.
• Sutaupomas laikas, nes failai lengvai randami suvedus raktinius žodžius paieškos laukelyje.
• Dokumentų saugumas. Kai svarbūs duomenys nėra tikslingai valdomi išskyla rizika, kad informacija gali pasiekti klaidingus asmenis. Taikant dokumentų valdymo sistemą, jautri informacija yra apsaugoma specialios programinės įrangos, todėl konfidenciali verslo informacija yra visiškai saugi. Prie tokios informacijos prieigą turi tik autorizuoti vartotojai.
• Elektroninė duomenų valdymo sistema suteikia prieigą bet kokiu metu ir bet kur, todėl net ir pamiršus svarbius dokumentus, galėsite juos atsisiųsti per keletą akimirkų.
• Automatinis dokumentų versijavimas padeda išvengti neatitikimų ir klaidų darbe. Suteikiama galimybė matyti, kas atliko paskutinį keitimą, dokumento redakciją, o prieš tai buvusi dokumento versija nukeliauja į archyvą. Taip dokumentai nepasimeta ir yra tikslingai sukategorizuoti.

Rinkitės optimizuotą dokumentų tvarkymą savo įmonėje ir patikėkite duomenų valdymą profesionalams, kurie išmano, kaip išvengti rizikų, apsaugoti informaciją ir sukurti prieigą patogiam naudojimuisi ja.